Как формируется состав регистрационного номера входящих исходящих и внутренних документов

Если Вам необходима помощь справочно-правового характера (у Вас сложный случай, и Вы не знаете как оформить документы, в МФЦ необоснованно требуют дополнительные бумаги и справки или вовсе отказывают), то мы предлагаем бесплатную юридическую консультацию:

  • Для жителей Москвы и МО - +7 (499) 110-86-37
  • Санкт-Петербург и Лен. область - +7 (812) 426-14-07 Доб. 366

Сегодня каждая действующая организация в процессе своей деятельности получает массу документов. Поэтому требуется знать и уметь оптимально организовать работу с ними в соответствии с правилами делопроизводства. Первый важный этап — регистрация входящих документов. Зарегистрировать поступивший документ — значит подтвердить факт его получения организацией, для чего каждому полученному документу присваивают свой номер и вносят основные данные о нем в специальную форму например, в журнал регистрации или регистрационные карточки. Регистрации входящих документов предшествует прием и их первичная обработка. Проверяют правильность доставки почты, после вскрытия конверта необходимо убедиться в наличии полного пакета документов — всех страниц письма и приложений при их наличии.

Регистрация документов.

Документооборот: коротко о главном. Организационные моменты.

Регистрация документов

Регистрация документов - один из ключевых моментов в организации документооборота. От того, какая форма регистрации выбрана и с помощью каких технических средств она осуществляется, зависят формы и технология последующих этапов документооборота.

Согласно ГОСТ Р регистрация документов определяется как запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения. К сожалению, данное определение не раскрывает полностью сам процесс регистрации. Для того чтобы провести запись учетных данных о документах, необходимо, чтобы эти данные, а именно -регистрационный номер и дата - появились на документе.

Из этого следует, что основная цель регистрации - придать юридическую силу документу, то есть пока документ окончательно не оформлен а дата и номер проставляются после его подписи , он еще не имеет юридической силы и не может быть использован в управленческой деятельности. Придание юридической силы документу - это главная цель регистрации.

Однако регистрация преследует и другие цели - организацию учета, контроля исполнения документов, информационно-справочной работы по документам. Однако практикой и требованиями ГСДОУ установлено, что регистрации подлежат, как правило, все внутренние документы, все отправляемые, но не все входящие документы. Каждая организация разрабатывает перечень входящих документов, не подлежащих регистрации службой ДОУ. К таким документам относятся поздравительные телеграммы и письма, рекламные документы листки, проспекты и др.

Иногда в этот перечень попадают документы, которые не регистрируются службой ДОУ, но регистрируются в других структурных подразделениях организации. Таким образом, можно сказать, что регистрации подлежат документы, требующие учета, исполнения и использования в информационно-справочных целях. Регистрации подлежат как традиционные письменные документы, так и создаваемые средствами вычислительной техники машинограммы и машиночитаемые документы Информация о документах, полученная при их регистрации и занесенная в определенную регистрационную форму, поступает в информационно-поисковую систему организации.

Документы могут регистрироваться:. Вне зависимости от выбранной формы регистрации должен соблюдаться ее основной принцип - однократность. Это означает, что документ в организации должен быть зарегистрирован один раз, у него должен быть только один регистрационный номер, присвоенный организацией, независимо от того, в каком структурном подразделении он регистрировался - в службе ДОУ, отделе кадров, бухгалтерии и т.

Выбор места регистрации зависит от принятой в организации системы делопроизводства и соответственно системы регистрации. В небольших организациях это, как правило, централизованная регистрация в службе ДОУ, у секретаря , в средних и крупных организациях - смешанная система, при которой важнейшие документы регистрируются в службе ДОУ, остальные в структурных подразделениях - в местах их создания или исполнения. Так, приказы по личному составу регистрируются в отделе кадров, бухгалтерская документация - в бухгалтерии, документы, адресованные в другие структурные подразделения или исходящие из них, - в этих структурных подразделениях.

Место регистрации закрепляется в инструкции по делопроизводству. В местах регистрации документы, как правило, регистрируются в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора и содержания документов. Так, в службе ДОУ отдельно регистрируются правительственные документы иногда даже создается специальное структурное подразделение - Бюро группа правительственной переписки , отдельно - постановления коллегии в секретариате коллегии , приказы по основной деятельности, указания, распоряжения руководителей - в отделе учета и регистрации.

Состав регистрационного номера зависит от принятого в каждой группе документов принципа формирования документов в дела. Первым в составе любого регистрационного номера указывается порядковый номер в пределах данной группы, исчисление которого начинается с начала делопроизводственного года. Порядковые номера возрастают в течение года. Как правило, делопроизводственный год совпадает с календарным. Исключение представляют учебные заведения, выборные органы, действующие в определенный период.

Например, при регистрации протоколов заседаний выборных органов регистрационный порядковый номер дополняется номером созыва, а исчисление порядковых номеров начинается с начала работы выборного органа и продолжается до ее окончания. Как правило, такой регистрационный номер имеет большинство внутренних документов организации - приказы, протоколы заседаний коллегиальных органов организации, указания, распоряжения и др.

Нет необходимости к регистрационному номеру таких документов добавлять еще какую-либо информацию, указывающую их место составления или хранения, потому что они формируются в одно дело в определенном месте. В том случае, когда при формировании документов в дела необходимо ориентироваться на содержание документа и другие дополнительные данные, регистрационный порядковый номер дополняется индексом дела по номенклатуре, который указывает место хранения документа, то есть подразделение и номер дела в этом подразделении.

Служебные письма всегда содержат такой номер. На ответном документе вторая часть регистрационного номера должна соответствовать второй части регистрационного номера документа-запроса. Это означает, что поступивший документ-запрос и копия отправленного документа-ответа будут подшиты в одно дело, имеющее индекс дела по номенклатуре дел На такие документы нет необходимости заполнять отдельную регистрационную форму, так как все сведения могут быть зафиксированы в регистрационной форме на документ-запрос.

Иногда к цифровым номерам добавляют буквенные. Наиболее рационально применение буквенных обозначений при ведении делопроизводства по обращениям граждан, при регистрации которых к порядковому номеру добавляют первую букву фамилии исполнителя. Такие приказы всегда регистрируются в пределах своей группы в отделе кадров и там же формируются в дело, и их поиск не представляет никаких трудностей.

Регистрационный номер можно дополнять и другими данными для большей информативности, если в этом есть необходимость. При регистрации документов в организации должна быть разработана единая система индексов структурных подразделений, которая остается неизменной в течение длительного времени и может быть изменена только при реорганизации организационной структуры, перераспределении функций внутри организации.

Такая система предполагает, что она используется всеми подразделениями организации. При этом составные части индексов, последовательность их расположения должны быть постоянными. Для обеспечения соблюдения принципа однократности регистрации и создания единой информационно-поисковой системы по документам организации, обеспечения контроля исполнения документов необходимо соблюдать также единую систему и единые правила регистрации по всей организации.

ГСДОУ нормативно закреплены обязательный минимум реквизитов регистрации и правила их заполнения в регистрационных формах. Это следующие реквизиты: автор корреспондент ; название вида документа; дата документа; номер документа, дата поступления; номер поступления, заголовок документа или его краткое содержание; резолюция; срок исполнения; отметка об исполнении; отметка о направлении документа в дело.

Правила заполнения указанных реквизитов должны быть приведены в инструкции по делопроизводству организации. Состав обязательных регистрационных реквизитов в зависимости от характера документа и задач использования информации может быть дополнен другими реквизитами: дата и номер государственной регистрации для распорядительных документов , расписка исполнителя о получении документа, количество листов документа, количество приложений для писем обязательно , отметка об исполнителе, промежуточные сроки исполнения, перенос сроков исполнения, отметки о прохождении документа, значимость вопроса, отраженного в документе, оценка исполнения документа, срок хранения и др.

Как уже отмечалось, существует несколько форм регистрации. Журнальная форма регистрации не может обеспечить проведение эффективного контроля исполнения документов и создание быстродействующей справочной системы по документам, не всегда обеспечивает и проведение однократной регистрации.

Данная форма регистрации практически обеспечивает только учет документов и ее рационально применять в тех случаях, когда регистрируются небольшие объемы документов, например такие, как документы об образовании, пропуска, трудовые книжки.

Регистрация документов с помощью регистрационно-контрольных карточек РКК позволяет выполнить все цели регистрации при ее рациональной организации. РКК, как правило, изготавливаются из плотной белой бумаги, иногда на них наносятся визуальные отличия для регистрируемых групп документов в виде цветовых полос по краю РКК или по диагонали.

Полностью цветные РКК используют редко. РКК заполняются машинописным способом в нужном количестве экземпляров под копирку , чтобы обеспечить однократность регистрации, формирование регистрационных, справочных и контрольно-сроковых карточек. Нужное количество экземпляров РКК можно обеспечить и с помощью копировально-множительной техники. Для ведения регистрации документов с помощью таких РКК и регистрационных картотек необходимо иметь нужное количество РКК, картотечное оборудование простые картотеки, механизированные и др.

Наиболее рационально применение компьютерных технологий. В этом случае на экране выводится экранная форма карточки и ввод данных о регистрации в автоматизированную информационно-поисковую систему осуществляется непосредственно с документа на машинный носитель с помощью клавиатуры и других устройств ввода. Таким образом, при осуществлении автоматизированной регистрации формируется такая информационно-поисковая система ИПС , которая обеспечит эффективную организацию последующих этапов документооборота, будет использоваться и при подготовке документов исполнителями при наличии автоматизированных рабочих мест с соблюдением всех положений конфиденциальности информации.

Регистрация документов - один из трудоемких процессов делопроизводства, включающий в себя не только технические операции. Сотрудник, осуществляющий регистрацию, должен хорошо знать структуру и функции организации, распределение обязанностей исполнителей, систему делопроизводства, хорошо владеть организационной и вычислительной техникой, уметь пользоваться всеми видами справочников, которые применяются при регистрации, особенно при применении автоматизированной регистрации.

Основой для построения ИПС является классификация документов и документной информации и разработанные на этой базе различные классификационные справочники классификаторы. Для того чтобы ввести регистрационные показатели в информационно-поисковую систему, чаще всего разрабатываются и применяются классификаторы, позволяющие быстро вводить значение этих показателей и обеспечивать их однозначное толкование. Классификатор видов документов, который отображает все виды документов, используемых в организации, как ею самой создаваемых, так и получаемых.

Наименования видов документов должны соответствовать терминологии, применяемой в Общероссийском классификаторе управленческой документации ОКУД , в ГСДОУ, а также отраслевым нормативно-методическими документам, если они разработаны. Классификатор корреспондентов включает в себя перечень названий организаций, учреждений, предприятий и других постоянных корреспондентов фирм, физических лиц , с которым организация связана по роду своей деятельности.

Этот классификатор базируется на применении Общероссийского классификатора предприятий и организаций ОКПО. Классификатор вопросов деятельности организации включает в себя перечень вопросов деятельности организации с соотнесением их к уровню компетенции, то есть фиксирует также распределение обязанностей, принятое в организации.

Этот классификатор используется также на участке предварительного рассмотрения документов при определении маршрута движения документа. Классификатор структурных подразделений организации разрабатывается на основе организационных документов: устава положения организации, утвержденной структуры и штатного расписания, положений о структурных подразделениях.

Часто в отрасли может быть документ, определяющий типовую структуру и штаты для группы однородных организаций школ, вузов, управлений социальной защиты, центров социальной помощи. В классификаторе структурных подразделений первой всегда указывается служба ДОУ индекс 01, как правило , а затем приводятся структурные подразделения в том порядке, в котором они приведены в утвержденной структуре.

В этот классификатор могут включаться и общественные организации, профсоюз например. Этот классификатор используется и при составлении номенклатуры дел организации, любых перечней документов с указанием сроков хранения.

Классификатор исполнителей. Как правило, в такой классификатор включаются фамилии заместителей руководителей, руководителей структурных подразделений, отвечающих за исполнение документов, которые перечисляются в той же последовательности, что и в классификаторе структурных подразделений.

Файловый архив студентов. Логин: Пароль: Забыли пароль? Email: Логин: Пароль: Принимаю пользовательское соглашение. FAQ Обратная связь Вопросы и предложения. Добавил: Upload Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам. Унификация и стандартизация документов. Служба документационного обеспечения управления. Кодификация нормативных актов. Документы могут регистрироваться: в журналах; на регистрационно-контрольных карточках РКК с помощью пишущих машин; на экранных формах РКК с помощью средств вычислительной техники, то есть с использованием компьютерных технологий.

К ним относятся следующие классификаторы. Контрольные вопросы 1. Что такое регистрация документов и какова ее основная цель? Какие документы не подлежат регистрации?

Какие формы регистрации документов существуют? В чем состоит основной принцип регистрации? Чем характеризуется смешанная система регистрации?

Как формируется состав регистрационного номера входящих, исходящих и внутренних документов? Как регистрируются ответные документы? Можно ли к регистрационным номерам добавлять буквенные обозначения? Как формируется регистрационный номер совместного документа?

7.3 Регистрация документов

Регистрация документов - один из ключевых моментов в организации документооборота. От того, какая форма регистрации выбрана и с помощью каких технических средств она осуществляется, зависят формы и технология последующих этапов документооборота. Согласно ГОСТ Р регистрация документов определяется как запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения. К сожалению, данное определение не раскрывает полностью сам процесс регистрации. Для того чтобы провести запись учетных данных о документах, необходимо, чтобы эти данные, а именно -регистрационный номер и дата - появились на документе.

Регистрация входящих документов

Темы лекций. Тема 2. Базовые определения. Структура системы "Дело". Функции системы "Дело". Справочники системы "Дело". Пользователи системы " Дело ".

Организация документооборота на предприятии

Активировать демодоступ. Во многих организациях сейчас внедряю системы электронного документооборота СЭД. Мы тоже присматриваемся к рынку и выбираем подходящую систему. А что реально меняет СЭД, например в одной из самых трудоемких, но совершенно необходимых работ в делопроизводстве — регистрации документов? Прежде всего, система электронного документооборота СЭД сохраняет принцип присвоения документам регистрационного номера. Заниматься регистрацией могут одновременно несколько человек. Они могут работать, не задумываясь, какой номер присвоить документу, — это будет сделано автоматически. Читайте о процессе внедрения СЭД больше информации в статье по ссылке.

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Урок №11. Как создать входящий документ. Регистрация, получение резолюции в 1С Документооборот

Как СЭД регистрирует документы?

К сожалению, данное определение не раскрывает полностью сам процесс регистрации. Придание юридической силы документу - это главная цель регистрации. Каждая организация разрабатывает перечень входящих документов, не подлежащих регистрации службой Д О У. Место регистрации закрепляется в инструкции по делопроизводству. В местах регистрации документы, как правило, регистрируются в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора и содержания документов. Состав регистрационного номера зависит от принятого в каждой группе документов принципа формирования документов в дела.

Регистрация документов является одним из ключевых моментов в организации документооборота.

.

4.2. Регистрация документов

.

.

.

.

.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Хаос в документах? Нужен учёт входящих писем! (Правила успешного логиста)
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Комментариев: 4
  1. kasotithi

    Я не верю в достойную пенсию в России, я не хочу платить пенсионные взносы, дайте мне такую возможность! Возможность выбрать хотябы

  2. dlewincafer

    8488 Власть имущие этим законом разрешили безпошлинный ввоз кузовов легковых автомобилей с последующей сборкой из этих кузовов авто. Тем самым, будут продавать на территории новые автомобили, без уплаты в бюджет страны налога. А бюджет пусть бедные роботяги наполняют, и для них мы еще какой нибудь налог введем!

  3. Луиза

    Злить или не злить следака не суть важно. наоборот нервяк следака и оперов показывает, что с доказухой хреново и это сразу успокаивает. это даже хорошо что следак злится больше косяков напорит

  4. Флорентин

    А что Вы знаете о ООО Деньги в дом ?

Добавить комментарий

Отправляя комментарий, вы даете согласие на сбор и обработку персональных данных