Внесение записей о приеме в книгу учета движения трудовых книжек

Если Вам необходима помощь справочно-правового характера (у Вас сложный случай, и Вы не знаете как оформить документы, в МФЦ необоснованно требуют дополнительные бумаги и справки или вовсе отказывают), то мы предлагаем бесплатную юридическую консультацию:

  • Для жителей Москвы и МО - +7 (499) 110-86-37
  • Санкт-Петербург и Лен. область - +7 (812) 426-14-07 Доб. 366

Мы рассказываем о правилах оформления книги учета движения трудовых книжек, внесения записей, сроках хранения. Правильно налаженный учет документов строгой отчетности убережет от штрафов и претензий со стороны руководства и сотрудников. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей — это обязательный журнал для работодателей, которые ведут трудовые книжки. А поскольку в нашей стране этот документ еще действует, несмотря на периодически возникающие вопросы об его отмене, то вышеуказанный документ должны вести все юридические лица и индивидуальные предприниматели, у которых есть наемная рабочая сила. Это установлено Постановление Правительства РФ от

Действующее законодательство обязывает работодателей иметь, вести и хранить данный документ Раздел VI Правил, утвержденных Постановлением Правительства от Любой другой сотрудник может назначаться приказом работодателя как лицо, ответственное за ведение, заполнение и хранение этого документа.

При заполнении книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них по принятому сотруднику в 6 графе были внесены серия и номер только вкладыша в трудовую книжку, серия и номер самой книжки нигде не указан. Является ли это ошибкой, если да, то как исправить ситуацию? Запись сделана в году, после нее в книге есть другие записи.

Как вести книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей

Трудовая книжка, вкладыши. Под регистрацией документов понимается запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения п. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях п. В процессе регистрации документу присваивается регистрационный номер, и он включается в информационно-поисковую систему организации.

Таким образом, само понятие регистрации документов, юридическое значение этой процедуры и ее роль в делопроизводстве говорят о том, что кадровая служба организации должна вести большое количество регистрационных книг и журналов. Как правило, эти книги и журналы не имеют строго определенной обязательной формы.

Однако из этого правила есть исключение, связанное с регистрацией трудовых книжек. Бланки книжек и вкладышей в них учитываются в соответствующей приходно-расходной книге, ведущейся в бухгалтерии, а заполненные книжки и вкладыши - в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, оформляемой кадровой службой или ответственным за ведение кадрового делопроизводства в небольших организациях.

Форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них , включающая 13 граф, была утверждена постановлением Минтруда России До введения в действие новой книги учета применялась книга, имеющая 14 граф, утвержденная в году. Однако эта книга имеет существенную особенность, отличающую ее от многих других учетных форм. Книга заполняется не в пределах календарного года, что характерно для большинства регистрационных книг и журналов, а до полного использования всех ее страниц , то есть ведется на протяжении нескольких лет.

Иначе решается вопрос о замене одной формы книги на другую в том случае, когда в организации велась книга учета трудовых книжек и вкладышей в них произвольной формы, не соответствующей официально установленной. Такую книгу необходимо "закрыть", пояснив причину прекращения ее ведения, а также указав общее количество зарегистрированных здесь трудовых книжек работающих. Затем следует начать учет трудовых книжек по установленной форме.

В книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них вносятся: трудовые книжки, переданные в кадровую службу работниками при оформлении приема на работу; книжки, впервые оформленные работникам в данной организации, а также вкладыши в трудовые книжки, выданные работникам в период работы в данной организации.

При получении от работника трудовой книжки с вкладышем, оформленным в другой организации, регистрации подлежит только книжка т. Заполнение граф книги учета При заполнении граф в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них необходимо соблюдать следующие правила.

В первую графу книги вносятся в валовом порядке регистрационные номера, присваиваемые трудовым книжкам и вкладышам книжки и вкладыши регистрируются подряд. Во второй, третьей и четвертой графах ставится дата число, месяц, год приема на работу, заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее. Таким образом, даты приема на работу и заполнения трудовой книжки или вкладыша могут не совпадать.

В этом случае представляется более целесообразным вписывать в книгу учета дату приема на работу, а не дату заполнения трудовой книжки. Дата обозначается по общему правилу написания дат в служебных документах и регистрационных формах: число и месяц - двумя арабскими цифрами, год - четырьмя ГОСТ Р 6. В пятую графу книги вписывается фамилия владельца трудовой книжки, а также полностью его имя и отчество не инициалы. Серия и номер трудовой книжки или вкладыша заносятся в шестую графу, при заполнении которой необходимо учитывать особенности бланков трудовых книжек, предъявляемых при оформлении приема на работу или выдаваемых впервые.

Работники старшего возраста могут предъявить трудовые книжки образца г. В таком случае в шестой графе лучше сделать прочерк, чтобы показать отсутствие серии и номера, иначе пробел в графе может восприниматься как небрежное заполнение книги учета пропуск информации. В бланках трудовых книжек и вкладышей в них образца г. В современных бланках образца г. Серия и номер входят также в состав бланков трудовых книжек колхозников. Следует помнить о том, что при оформлении книжки впервые ее бланк быть получен кадровой службой в бухгалтерии организации, т.

Недопустимо использование не оприходованных бухгалтерией бланков, серии и номера которых не значатся в приходно-расходной книге. В седьмую графу вносится должность профессия специальность работника, указанная в соответствии со штатным расписанием организации сначала в заключенном с работником трудовом договоре ст. Вместо должности профессии, специальности может быть указана конкретная трудовая функция ст. Наименование структурного подразделения организации, в которое принят работник, вносится в восьмую графу.

Если организация имеет сложную структуру с разделением структурных подразделений на более мелкие, то во избежание путаницы и ошибок следует указать не только подразделение, куда непосредственно принят работник, но и вышестоящее, в состав которого оно входит, например: отдел маркетинга, сектор рекламы.

В девятую графу вписывается дата и номер распорядительного документа приказа, распоряжения или иного решения работодателя например, протокола общего собрания участников общества с ограниченной ответственностью , на основании которого произведен прием работника.

Необходимо отметить, что девятая графа заполняется только при регистрации трудовых книжек как предъявленных pa6отниками, так и оформляемых впервые. При регистрации вкладышей в трудовые книжки никаких ссылок на приказы распоряжения быть не может, поэтому в девятой графе можно поставить прочерк. В десятой графе книги ставится личная подпись собственноручная роспись специалиста кадровой службы, принявшего у работника трудовую книжку или оформившего книжку впервые.

При регистрации вкладыша в трудовую книжку личная подпись работника кадровой службы несмотря на то, что в наименовании графы говорится только о расписке ответственного лица, принявшего или заполнившего трудовую книжку. Содержание одиннадцатой графы показывает, какая сумма в рублях была уплачена работником за бланк трудовой книжки или вкладыша.

В Правилах ведения и хранения трудовых книжек эта сумма не установлена, однако в п. Таким образом, данная графа заполняется только при регистрации трудовых книжек, оформленных впервые, или регистрации выданных работникам вкладышей.

Представляется целесообразным в остальных случаях, т. Если организация считает возможным выдавать своим работникам бланки трудовых книжек и вкладышей в них безвозмездно, закрепив это положение в Правилах внутреннего трудового распорядка, то в одиннадцатой графе также можно поставить прочерк, свидетельствующий о том, что в и организации эта графа не заполняется.

Двенадцатая и тринадцатая графы заполняются при увольнении работника. В двенадцатой работник ставит дату выдачи ему трудовой книжки, т. Если в день увольнения выдать трудовую книжку невозможно по причине отсутствия работника или его отказа от получения книжки, работодатель направляет работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой или дать согласие на отправление ее по почте ст.

Дополнительно можно указать номера почтовых квитанций, которые подшиваются в дело в кадровой службе вместе с копиями отправленных работникам уведомлений или сопроводительных писем к высланным трудовым книжкам. Если в период работы в организации работнику оформлялся вкладыш, то при увольнении он должен расписаться не только за полученную трудовую книжку, но и за выданный ему вкладыш, т. Однако порядок исправления ошибок в этой нигде не оговорен.

Однако такой способ мало подходит для этой книги, т. В связи с этим можно взять за основу правила исправления ошибок, применяемые для содержательной части трудовой книжки: ниже ошибочной записи в той же графе сделать пояснение "Запись недействительна" и внести правильную запись без зачеркивания первичной информации.

Пример заполнения книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Сургучная печать должна захватывать часть листа бумаги, выступающие из-под него концы шнура и обложку. Если вместо сургучной печати используется пломба, то она ставится на выступающие из-под бумаги концы шнура.

Правила ведения и хранения трудовых книжек не предполагают использование в данной книге оттисков печатей организации или отдела кадров, на что указывают при проверках инспектора Государственной инспекции труда. В соответствии с п. После полного заполнения книги учета начинается ведение новой книги с очередного порядкового номера.

Законченная книга остается на рабочем месте кадровика и не сдается в архив, т. В дальнейшем книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них в общем порядке по описи передается на хранение в архив организации. Срок хранения этой книги учета установлен 50 лет. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них скачать.

Книга учета движения трудовых книжек

Трудовая книжка, вкладыши. Под регистрацией документов понимается запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения п. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях п. В процессе регистрации документу присваивается регистрационный номер, и он включается в информационно-поисковую систему организации. Таким образом, само понятие регистрации документов, юридическое значение этой процедуры и ее роль в делопроизводстве говорят о том, что кадровая служба организации должна вести большое количество регистрационных книг и журналов.

Основные правила внесения изменений в книгу учета движения трудовых книжек

Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним далее — книга учета ведут наниматель, кадровая служба, другое структурное подразделение или уполномоченное должностное лицо. В книге учета регистрируют все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу к данному нанимателю и выданные работникам, поступающим на работу впервые, а также дубликаты трудовых книжек вкладыши к ним часть четвертая п. Инструкция о порядке ведения трудовых книжек , утвержденная постановлением Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от Приглашаем всех посeтителей сайта получить демо-доступ на один день ко всем материалам электронного "Я - специалист по кадрам" в полном объеме. Сохранить ссылку. Сохранить закладку. Предыдущая статья.

Внесение исправлений в книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним

Трудовые книжки на предприятии регистрируют в специальной форме. Поэтому кадровику нужно знать, как внести правильно изменения в книгу учета движения трудовых книжек. Учет подразумевает регистрацию документа в порядке, который регламентирован законодательной документацией. Необходимо фиксировать создание, отправление и получение трудовых книжек. Документу при регистрации присваивают регистрационный номер и таким образом включают его в информационно-поисковую систему. Регистрироваться должны все документы, которые нуждаются в учете и могут быть затребованы. Учет документов подразумевает, что служба по кадрам должна вести определенные регистрационные журналы и книги. Как правило, учетные книги могут быть в свободной форме, обязательным условием является лишь наличие полной информации о регистрируемом документе. Но исключение составляет процедура регистрации трудовых книжек. В приходно-расходной книге ведется учет бланков трудовых книг и вкладышей, а в книге учета движения — заполненные трудовые книжки и вкладыши.

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Журналы учета от компании "Кадры в порядке"

Журнал учета трудовых книжек: бланк, порядок ведения в 2020 году

Для учета трудовых книжек предусмотрены две книги: для учета выдачи новых бланков и для отражения движения заполненных книжек действующих сотрудников. Каждый работодатель, нанимающий сотрудников, заключает с персоналом трудовые договора и оформляет записи в трудовых книжках. Для отражения движения трудовых книжек законодательство требует вести 2 книги. Ведите журнал учета трудовых книжек в программе БухСофт. Программа подскажет, как заполнить трудовые книжки, в том числе электронные, и заполнит журнал в автоматическом режиме.

К Вашим услугами наши консультации и статьи по кадровому делопроизводству.

При этом нарушена хронология внесения записей в книгу, поскольку имеются записи о регистрации трудовых книжек работников, принятых на работу позже. Ответ: Необходимо после всех внесенных записей поставить следующий порядковый номер, дату приема или заполнения трудовой книжки этого работника и заполнить все остальные графы книги учета. Пусть и с опозданием, но все же необходимо зарегистрировать трудовую книжку, при этом не стоит признавать недействительными ранее внесенные регистрационные записи, так как в отличие от исправления внесения пропущенной записи в трудовой книжке хронология внесения записей в книгу учета не отражает историю трудовой деятельности конкретного работника. При регистрации трудовых книжек важна не дата приема работников на работу, а дата принятия от них трудовых книжек либо дата их заполнения.

Порядок внесения записи о выданном вкладыше в книгу учета движения трудовых книжек

.

.

.

.

.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Книга учёта трудовых книжек, поправки в ГК РФ, финансовая грамотность
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Комментариев: 0
  1. Пока нет комментариев...

Добавить комментарий

Отправляя комментарий, вы даете согласие на сбор и обработку персональных данных